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秘书资格笔记讲义:秘书三级实务综合资料(四)

来源:网友上传  2012-4-25 22:48:54   【一起学:终身教育引导者
会议协调的内容
1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员
2协调会议相关事项
3协调会议议题
4协调会议纪要
5协调会议决定事项的落实
推进会议进程的方法
1了解会议主题和议题
2严格遵守会议时间
3主题明确
4鼓励和引导与会者
5消除交流故障抵制不和谐因素
6合理安排议题
7掌握会议休息的时机
8适时结束会议
会议经费使用的方法
1以节约为原则,需要开支的项目要尽量列的详细具体
2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批
3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票
4支出会议经费
5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。
会议总结的目的
1检查会议目标的实现情况
2检查各小组分工执行情况
3检查个人工作情况
4表彰先进个人
5妥善解决会议遗留的问题
高效率会议的决定因素
1会议召开的必要性
2经过精心准备
3地点选择适中
4形式多样化
5严格执行了会议的各项议程
6与会者经过认真确认和专心挑选
7严格开会、散会时间
8会议作出的决定事项
9会议经费支出合理
10会议服务热情周到
信息利用的要求
1信息利用要给组织带来效益
2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益
3信息利用要严格遵守信息法规,遵守知识产权保护的相关法律法规
登记
(1)登记的含义:登记即建立信息的完整记录。 
(2)登记分为两种类型; 
①总括登记,对存储信息按批分类登记; 
②个别登记,按信息存储顺序逐件登记。 
(3)登记形式有两种:卡片式登记、薄册式登记。 
2、编码: 
(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 
(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数 
(3)编码的两种方法: 
①顺序编码法,按信息发生的先后顺序或统一标准编码; 
②分组编码法,利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大、小类
提供档案利用的要求及方式
1要求:依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作
2方法:开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览
编写大事记的工作步骤和注意事项
1.接受任务后,首先收集有关文件和材料,掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事,接下来了解编写大事记的注意事项,如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性,简明扼要。写完之后要让经理过目,经理认为没有问题后将其制作成展板,供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里,以后逐年编写。
2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分,通过许多重大事件的记述,反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期,不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日,尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。 来源:网友上传- 笔记讲义

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