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秘书办事、办文、办会工作辅导:处理文电

来源:网友上传  2012-4-25 22:48:54   【一起学:终身教育引导者
  文电是机关开展工作的重要工具,通过文电指导工作是机关发挥职能作用的基本途径。因此,及时正确地处理好各类文电,是机关干部必备的基本素质。处理机关日常文电一般有两种方式:一是转发上级文电;二是根据上级指示和工作需要,起草下发本级文电。 
  (一)需要经常办理的文电 
  按照不同的划分标准,军队机关公文可分为许多类别。比如,按文件来源划分,可分为收文和发文;按行文方向划分,可分为上行文、平行文和下行文;按文件处理要求划分,可分为需办和参阅、急件和平件;按内容保密要求划分,可分为绝密、机密、秘密和普通文件。《军队机关公文处理条例》规定,军队机关公文按照内容和作用分为以下13种:即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、通告和布告、会议纪要。除上述公文种类外,在军队机关工作中使用的其他公文,不单独成类,但应参照公文处理的有关要求办理。我们平时工作中经常遇到的有计划、安排、意见、总结、讲话和调查报告等。 
  (二)文电处理的一般程序 
  1、批办。包括收文、登记、拟办、批办、分送五个环节。这一步是办文的准备阶段。其中的关键环节是“批办”。批办,就是主管领导对收文的处理或就开展某项工作所做的批示。通常情况下,密码报自上而下,一般文件自下而上。批办的意见是否合理、准确,直接影响着办文质效。准确批办,既能加快文件的周转,又能提高工作效率,相反,批办意见不准确,必然导致部门之间相互扯皮、转来转去,影响办事效率。作为机关干部,为了帮助领导对收文做出正确的批示,应以认真负责的态度,根据文电的内容,积极主动地通过文字或口头向领导提出合理化建议,对文件的重要内容要标注,以便领导把握和记忆。 
  2、承办。承办文电是指在接到上级文电后,为落实上级的指示,在首长做出批示后,根据首长的批示制发具体实施意见的过程。包括拟稿、会签、核稿、签批四个环节。承办拟稿是整个办文的中心环节。 
  3、制发。包括打印、盖印、登记、发文四个环节,这是办文的辅助性、技术性工作阶段。其中主要环节是打印和盖印。打印文稿的字体要规范统一。一般情况下,文稿的主标题用黑体二号字,副标题用宋体四号字,单位姓名用楷体三号字,正文用仿宋体三号字,正文中的大标题用黑体,小标题用楷体;打印文稿要认真核对,不能错字、漏字,错段、漏段,要核对到每个标点符号。装订要符合标准要求,不能漏页、错页、倒页。印章要盖在单位的正中央,不能印斜印偏,不能模糊不清,要与打印文稿的单位名称相符。 
  4、反馈。文电下发后,要通过多种途径了解掌握文电贯彻落实情况,及时向有关领导汇报反馈,同时还要注意针对贯彻过程中出现的问题,及时给领导提出纠偏的建议,确保下达的文电能够善始善终地得到贯彻落实。 
  上述四步是一个相互关联、环环相扣的办文全程,缺少哪一步,或哪一步出现偏差,都会影响办文质量。 
  (三)处理文电应注意的问题 
  处理文电除了要严格按照上述程序办理外,还要注意做到以下三点:一是办理要及时。文电大都有较强的时效性,要尽快办理,不能拖拖拉拉,更不能不请示、不报告、搁置不管。对时限特别急的文电,必须在规定的时间内办完。二是表达要准确。大部分文电政策性强,拟制过程中要注意准确性,不能粗枝大叶、含糊不清。三是文电要保密。公文多数具有内部特性,一般都规定传阅范围,该谁知道就让谁知道。呈办结束,及时存放或返还保密室。用军内网传输公文要采取加密措施,绝不能用地方网办理公文。 来源:网友上传- 笔记讲义

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