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秘书办事、办文、办会工作辅导:承办会务

来源:网友上传  2012-4-25 22:48:54   【一起学:终身教育引导者
  所谓会务,就是承办会议事务性的工作。机关干部办会能力的强弱,直接关系到会议效果,关系到党委首长的意图能否得到圆满实现,还直接影响着首长机关的声誉。所以,提高机关干部办会能力是加强机关建设的一个重要方面。 
  (一)会议的类型 
  会议的类型繁多。从会议的性质看,有党的会议、行政会议。从会议规模看,有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看,有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看,有例会、临时性会议、电视电话会议,还有多种多样的现场会。从会议的功用看,有商讨、决策性会议,如常委会、党委会、首长办公会等;有部署工作性会议,如党委扩大会议;有交流表彰性会议,如基层建设经验交流会等;有报告、动员性会议,如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等;有调查研究性会议,如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等;有选举性会议,如党代会等。 
  (二)会议的基本套路 
  由于会议的作用和规模不同,会务工作重点和要求也必然各有侧重,但基本的工作套路大同小异,一般分为会前准备、会间服务和会后处理三个阶段。 
  1、会前准备工作的主要内容和程序。会议是否成功,会前准备是关键。有人说:“功夫在会前”。这话很有道理。准备阶段主要有六个方面: 
  (1)制定会议方案。一般包括下列内容:会议名称、指导思想、会议时间、会议日程、会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、交通保障、报到方法、经费预算以及会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、发奖、摄影等。会议方案经提交领导讨论审定后,即作为组织筹办会议的依据。 
  (2)起草会议文件。主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体,主要包括:日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件的同志要特别注意四点:一是吃透上级精神、领会首长意图;二是紧扣会议主题;三是了解掌握单位的情况;四是早动手、早呈送。 
  (3)搞好协调保障。大型会议保障任务重,要组织召开协调会,明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立筹备处,下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组(包括医务人员)、安全保卫组等。会议开始后,筹备处即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备处,只需固定几个人主责会务工作即可。 
  (4)下发会议通知。会议通知一般包括“八要素”:即会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要有需要携带的材料或物品,提前报告与会者名单,报到的方式和时间,是带车、还是乘坐火车和公共汽车,以便安排接站。 
  (5)报告上级机关。 
  (6)设置会场。主要是三项工作:一是布置主席台。主要包括悬挂会标(会标要悬挂于主席台前沿上方)、摆放背景、排定座次、架设并调试话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定,党的会议应按照党委正副书记的顺序安排;行政会议,按照编制序列安排。如上级领导参加会议,应安排中间就座,拿不准的要及时请示。二是会场座区的布置。按照与会人员的多少摆放桌椅,一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置,列席人员要安排在靠后或两边位置。三是分会场的布置。如需分组讨论或召开对口会,要设分会场,如有首长参加,要及时通知,各分会场要相对集中,不要太分散。另外,对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备,以防停电。 
  上述各项工作,主要用于大型会议。一般性会议的承办根据实际需要和首长指示进行。比如筹备电视电话会议,就比较简单,只需与通信部门联系,调试好线路信号,准备好会场就可以了。召开现场会,会前准备主要由现场所属单位负责,可不间断的到现场指导和协助准备。有些大型现场会要与所属单位一并准备。召开例行性会议和各种小型会议时,一般不设主席台,也不挂会标。桌椅的摆放可根据会议的类型和人员的多少而定。会议桌可按会议要求摆成圆形、长方形或正方形,会议主持人、领导成员以及讲话人的座席设在某一侧的中间位置,其他与会人员可以按编制序列就座,也可以不固定位置,随便就座。 
  2、会间服务工作的主要内容和程序 
  (1)组织好会议报到。请假人员要及时向首长报告。要设签到处,指定专人迎接报到人员。报到时核发会议证件和有关材料,并及时向分管领导汇报报到情况。 
  (2)做好会议记录。特别要记好首长的即席讲话,重要的还要录音,以便会后整理。如果组织讨论或召开对口会,材料组人员要分头参加,以便掌握第一手材料。 
  (3)做好服务工作。及时陪同领导看望与会人员;安排首长休息;组织医务人员巡诊;为与会人员订购返程车船票等。会议期间还要做好防火、防盗、防食物中毒等工作。 
  3、会后主要工作 
  一是会议记录的整理和领导讲话、会议总结的定稿打印;二是撰写会议纪要;三是将会议材料整理归档;四是清理帐目,进行会务工作总结。
  (三)承办会务的基本要求 
  会务工作纷繁复杂,千头万绪,必须要有科学慎密的工作方法,严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神,做到周密计划,精心组织,一丝不苟,才能确保万无一失。总结一些同志承办会务工作的经验,结合个人的体会,我感到做好会务工作,还需要把握以下几点: 
  1、着手要早。党委领导一经确定召开的会议,会务各项筹备工作就应随之展开。做到“三要”:要尽早地按照会议的中心议题,进行调查研究,搜集资料,撰写会议材料,并呈送首长审阅,形成较高水平的会议文件。不能有会议不开材料不定的思想。要尽早地征寻群众意见,形成成熟的工作建议,进行充分的议题准备;要尽早地布置好会场、安排好食宿等,并反复检查,发现问题及时纠正。 
  2、抓得要细。会务工作之大忌就是“粗”、“疏”、“错”、“漏”。在办会这个问题上,要做到事无巨细、面面俱到、婆婆妈妈。该想的要想细,该讲的要讲到,该做的要安排好,确保不隙一空,不虚一时,不漏一处,不拉一人。有时几个会连续开,要周密搞好会议的衔接。把问题想在先,把工作做在前,以确保会与会之间的紧凑性。这里也要注意一个“细”字。 
  3、协调要好。会务牵头部门对会务中涉及的问题,要考虑全,事先拿出建议,请分管的领导在会务筹备会上作出明确分工和安排。在具体落实上:一要抓牵头。各会务组的组长对领导分工的某项具体工作负全责。要明确分工,各司其职,做到任务清楚,责任到人,事有专人,人有专责,防止相互推诿扯皮。三要勤协调。由政治部门承办的会务工作,还有赖于其它部门的通力合作和大力支持,如需要司令部管理部门提供招待所等食宿场所,后勤部的运输部门提供车辆保障等。这就要求我们把机关的内部关系搞密切,使之和谐、顺畅。 
  4 、动作要快。一般的会议从会前筹备,到会间组织,再到会后处理,大小会务工作数十项,而会期一般就几天,可谓任务非常重,时间却很紧。这就要求会务人员要增强时间观念,加快工作节奏,提高工作效率。对规定时间内完成的工作,只能按期或提前完成,决不能拖延。有的会务组人员较少,一人身兼数职,同时抓几项工作,要甘于吃苦,尽心尽力,要多加班加点,真正做到五勤:即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”,确保优质高效地完成会务任务。 来源:网友上传- 笔记讲义

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