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秘书常识辅导:秘书写作能力要点

来源:网友上传  2012-4-25 22:48:54   【一起学:终身教育引导者
  秘书文书写作关键要善于归纳总结,层次分明;很多的秘书人员在作书面汇报的时候,喜欢记流水账,担心上司不明白文稿意思,就喜欢把今日或今周的事件按时间顺序一字不漏地写了下来,今日上午九点到了哪个地方,路上使用什么交通工具,写了一大堆过程,最后总结一句“没有找到人,事情没有完成”。见到这样的文章,上司真是哭笑不得。秘书人员离被炒鱿鱼的日子也就不长了。因为上司根本不在乎过程,而在乎你的结果,你的目标结果没有达到,讲过程又有何用呢?因此,秘书人员文书汇报时,一定要注意归纳总结,言简意赅。让上司一看就知道事情完成还是没有完成。
  职业秘书写作注重职场语言,让人耳目一新,职业流行语言的使用,比如简单的“报告”和“请示”,好多的秘书人员弄不清为何物。再比如,在会议纪要或会议中,还会出现第三人称“他”,这是非常不规范的文书写作,职业秘书不是在写散文,更不是在编写故事,而在作公司的实用性文书。 
  职业秘书写作要通俗易懂,注重实用性。秘书人员的女性偏多,可能是女性天生的敏感和细致,还是情书接触过多,动不动就来一段“诗情画意”的文句,犹如作家的职业风范。 
  职业秘书写作要注重时效性。职业秘书人员接触的大部分均是会议记录、简报、请示、新闻等,都具有很强的时效性,事过境迁,就没有使用价值,比如会议记录,上司要求其中的一项事情由部门明天内完成,而秘书人员的会议记录在后天才能够拿了出来,等你会议记录出来后,这个事件就已经完成,会议记录就失去指导工作的本来意义。再比如上传新闻稿,这样的时效性更强,需要在第一时间上传到指定媒介,如果秘书人员还在为新闻稿咬文嚼字的话,那还有什么时效性可言呢? 因此职业秘书经常会加班加点,通宵达旦,就是要保证文书的时效性。 来源:网友上传- 秘书常识

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